Nos complace compartir con vosotros un hito importante en nuestra trayectoria: MyTaskPanel Consulting ha desarrollado e implementado con éxito un proyecto de automatización inteligente para el control y registro de facturas de proveedores, una iniciativa que ha sido reconocida y respaldada por la Comunidad Valenciana a través del programa TechFabLab, financiado por la Unión Europea – NextGenerationEU.
Un problema real, una solución innovadora
Cualquier empresa que haya gestionado facturas de proveedores conoce la complejidad del proceso: recepción de documentos en múltiples formatos, validación manual de datos, verificación de autorizaciones, registro en sistemas de gestión… Un circuito que tradicionalmente consumía tiempo valioso y generaba errores costosos.
Nuestro proyecto nació de una necesidad concreta: reducir drásticamente los tiempos de procesamiento y minimizar los errores humanos, al tiempo que garantizábamos una trazabilidad absoluta de cada operación. Y los resultados han superado nuestras expectativas más optimistas.
Resultados que hablan por sí mismos
Los números son contundentes. Hemos logrado reducir el tiempo medio de registro de facturas en un 83%, pasando de 140 segundos a apenas 23 segundos por factura. Pero el impacto va mucho más allá de la velocidad: los errores de validación se han reducido en un 88%, cayendo del 25% al 3%. Esto significa menos devoluciones, menos retrabajos y, sobre todo, mayor confianza en nuestros procesos administrativos.
Tecnología al servicio de la eficiencia
¿Cómo lo hemos conseguido? Mediante la integración inteligente de múltiples tecnologías de última generación:
- Automatización con n8n: El corazón del sistema es un flujo automatizado que monitoriza constantemente nuestra cuenta de correo empresarial, identificando y capturando facturas en el momento en que llegan. Este workflow orquesta todo el proceso de extremo a extremo, coordinando cada etapa con precisión milimétrica.
- OCR e Inteligencia Artificial: Una vez recibida la factura, el sistema aplica reconocimiento óptico de caracteres (OCR) combinado con IA para extraer automáticamente toda la información relevante: datos del proveedor, NIF, número y fecha de factura, conceptos, importes, bases imponibles, impuestos y, cuando corresponde, proyecto o hito asociado. La IA no solo lee, sino que comprende y normaliza los datos, incluso realizando conversiones de tipo de cambio cuando es necesario.
- Validación Inteligente de Autorizaciones: Antes de registrar cualquier factura, el sistema verifica automáticamente que exista la autorización correspondiente. Hemos implementado dos modalidades: autorizaciones recurrentes (con límites periódicos de importe) y autorizaciones eventuales (vinculadas a hitos específicos de proyectos). Esto garantiza que ninguna factura no autorizada se cuele en el sistema.
- Integración con nuestro ERP: Desarrollamos APIs específicas en C# .NET que conectan el flujo automatizado con nuestro sistema de gestión empresarial. Estas APIs no solo registran las facturas, sino que aplican mecanismos de deduplicación inteligentes, evitando registros duplicados por proveedor y número de factura.
Panel de control: transparencia total
Uno de los elementos más valiosos del proyecto es el panel de control o cuadro de mando integral que hemos desarrollado. Esta herramienta ofrece:
- KPIs en tiempo real: métricas de rendimiento, volúmenes procesados, tiempos de respuesta y tasas de error.
- Trazabilidad completa: cada factura procesada queda registrada con su historial de eventos, permitiendo reconstruir cualquier operación con total precisión.
- Sistema de roles y permisos: diferentes niveles de acceso según las responsabilidades de cada usuario.
- Visualización de logs: para auditorías internas y externas, con posibilidad de exportación en múltiples formatos.
- Análisis de errores con IA: cuando se detecta un problema, el sistema puede utilizar inteligencia artificial para diagnosticar la causa y sugerir soluciones.
Agradecimiento a la comunidad valenciana
Este proyecto ha sido posible gracias al respaldo de la convocatoria de ayudas TechFabLab, promovida por la Conselleria de Innovación, Industria, Comercio y Turismo a través de la Dirección General de Innovación Generalitat Valenciana. Esta iniciativa, enmarcada en el Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia y financiada por los fondos NextGenerationEU, busca precisamente lo que nosotros hemos logrado: impulsar la integración de tecnologías habilitadoras digitales en las pymes para favorecer su transformación digital y mejorar su competitividad Techfablabcv.
El programa TechFabLab representa una oportunidad extraordinaria para las pymes valencianas que desean dar el salto hacia la digitalización. Con una subvención del 100% de los costes subvencionables Generalitat Valenciana, esta línea de ayudas elimina una de las principales barreras para la innovación: la inversión inicial.
Más allá de las facturas
Si bien nuestro proyecto se ha centrado en la automatización de facturas, la arquitectura que hemos desarrollado es modular y escalable. Los aprendizajes, las tecnologías implementadas y los componentes creados pueden aplicarse a otros procesos administrativos y operativos. Hemos construido una base sólida sobre la que seguir innovando.
La combinación de automatización, inteligencia artificial, integración de sistemas y visualización de datos abre un abanico de posibilidades para continuar optimizando nuestra operativa y la de nuestros clientes. Estamos convencidos de que este es solo el comienzo de un camino más amplio hacia la transformación digital integral.
Reflexiones finales
Este proyecto nos ha enseñado que la verdadera transformación digital no consiste solo en adoptar tecnología, sino en repensar procesos completos, cuestionar lo establecido y atreverse a imaginar formas radicalmente mejores de hacer las cosas. Hemos convertido un proceso manual, lento y propenso a errores en un flujo automatizado, rápido y confiable.
Pero más allá de las métricas de rendimiento, lo más valioso es la tranquilidad operativa que proporciona tener un sistema robusto, trazable y transparente. Saber que cada factura está correctamente validada, que ningún documento se pierde, que cada operación queda registrada y que podemos auditar cualquier momento del proceso con total precisión.
La innovación ya no es opcional. Es el camino para seguir siendo relevantes en un mundo cada vez más digital y competitivo. Y nosotros estamos aquí para ayudaros a recorrerlo.
Proyecto cofinanciado por la Unión Europea – NextGenerationEU, en el marco del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia.
